Les associations et organismes publics sont très souvent en relation direct avec leurs bénéficiaires et usagers, mais il n’est pas toujours aisé de gérer cette interaction, et de proposer de façon simple et fluide.
La solution de Synaïo a été utilisée par ce type de structure pour proposer un système de prise de contact de l’usager/bénéficiaire auprès de la structure ; l’avantage est double :

• il bénéficie d’un espace de suivi de ses demandes,
• la structure offreuse du service peut gérer de façon centralisée les demandes qui lui sont formulées, peut les catégoriser avec un système dynamique totalement configurable, et peut même les assigner aux personnes (ou groupes de personnes) responsables.

Enfin, un outil de suivi interservices est activable pour pouvoir faire le suivi d’une demande traitée par plusieurs personnes, par plusieurs services, ou même pour suivre l’usager/bénéficiaire dans le cadre de demandes futures.

Une association répondant à une mission de service public l’utilise pour répondre aux demandes de ses bénéficiaires

Compte tenu du type de public potentiellement vulnérable ou en difficulté, la sécurité maximale apportée au stockage des données et les fonctionnalités RGPD permettent de renforcer le lien de confiance.

Certaines structures, formelles ou informelles, regroupent des professionnels qui ont parfois besoin de s’entraider, d’échanger, et d’interroger leurs pairs pour aller plus loin. A mi-chemin entre un outil de messagerie et une base de connaissance, peu de solutions proposent à ce jour un réceptacle pertinent pour ce cas d’usage.

La déclinaison de Synaïo en mode « entraide » revêt alors tout son sens. Les professionnels membres de ces groupes rejoignent l’espace d’entraide qui a été créé, et peuvent alors poser leurs questions (ou faire part de leurs interrogations et problèmes). L’outil permet d’aller plus loin, au delà de la catégorisation des demandes, en proposant par exemple à certains d’entre eux de bénéficier d’un statut spécifique « d’aidant » sur certaines catégories de demandes, ou même de modération pour les « gestionnaires ».

Grâce à un workflow entièrement flexible, il est même possible de conditionner certaines opérations à des validations préalables, ou de limiter l’affichage des données personnelles des personnes pour renforcer la confidentialité, et même proposer un total anonymat (pouvant délier les langues dans ce type de contexte).

Un club d’entrepreneurs du Rhône l’utilise pour s’entraider dans le contexte COVID19

Compte tenu des informations sensibles de ce cas d’usage, la sécurité maximale apportée au stockage des données et les fonctionnalités RGPD permettent de renforcer le lien de confiance.

Des structures apprenantes et des associations apportent bien volontiers leur aide aux personnes en difficulté, parfois-même avec l’aide de professionnels qui interviennent bénévolement.
Cette aide est très appréciable, mais ne peut malheureusement s’avérer permanente, et nécessite de créer un canal de communication pour les moments où l’enseignant n’est par exemple pas présent (hors des heures de cours, le soir,…).

Afin de répondre à cette problématique, Synaïo peut se décliner en mode plateforme d’assistance éducative en permettant aux apprenants à poser leurs questions et où les autres apprenants peuvent tenter d’aider dans un premier temps, et si nécessaire pouvoir obtenir une réponse d’un des enseignants dans un second temps, dont la réponse sera visible de tous, en faisant à l’occasion un outil de base de connaissance. De leur côté, les enseignants s’assurent de ne pas être mobilisés pour des domaines qui ne les concernant pas grâce à la catégorisation qui permet de ne notifier que ceux qui sont concernés par la demande formulée.

Certains fonctionnalités très avancées comme la création de rendez-vous en visioconférence permettent également d’assurer le suivi personnalisé, notamment dans des contextes d’éloignement ou sanitaires difficiles.

Deux associations l’utilisent pour leur soutien scolaire auprès d’apprenants réfugiés

Compte tenu du type de public potentiellement vulnérable ou en difficulté, la sécurité maximale apportée au stockage des données et les fonctionnalités RGPD permettent de renforcer le lien de confiance.

Conçu à la base pour un usage professionnel, l’outil d’intermédiation peut très bien être ouvert avec peu de restrictions au sein d’un groupe d’amis, une famille ou encore de voisins.

Cette approche permet de tirer profit de la partie messagerie de groupe où différents fils de discussion peuvent être créés sur un thème donné, et dans lesquels il est tout à fait possible de planifier des rendez-vous en visioconférence accessibles directement depuis l’ordinateur, la tablette ou son propre téléphone.

On peut également créer des labels spécifiques qui permettent de ne recevoir des notifications que pour les discussions y faisant référence.

Une dizaine de groupes sont actifs, aussi bien dans des copropriétés (voisins) qu’entre amis.

Vous utiliser un forum type « phpBB » ou un équivalent ? Ce genre d’outil permet bien de publier des messages dans des fils d’échanges liées à des catégories, mais ce genre d’interfaces n’est plus en phase avec les pratiques actuelles et peut rebuter les utilisateurs.

L’interface de Synaïo intègre l’ensemble des fonctionnalités d’un forum de ce type (création de fils de discussions, réponses aux messages précédents, catégorisation des fils de discussion, ajout de pièces jointes aux messages,…), ou encore la notification des utilisateurs inscrits dans certaines catégories pour rester informé de l’activité de la plateforme.

En fonction de vos besoins, l’outil adaptable de Synaïo permet de dresser un annuaire des personnes et/ou des entreprises qu’ils représentent, permettant même de gérer une éventuelle prise de contact ou de rendez-vous (en personne ou en visio) directement dans la plateforme.

Interfacée avec les bases de données de l’INSEE, le produit permet de gérer très précisément les informations liées aux entreprises. En tant qu’organisme ou comme particuliers, il est possible de personnaliser cela avec une photo, une description, des coordonnées de contact spécifiques, et bien d’autres éléments !

Une startup l’utilise pour permettre la prise de rendez-vous avec des entreprises.